Register van aandeelhouders en notulenboek in Spanje: de legalisatie ervan op telematische wijze

Iedere vennootschap die staat ingeschreven in het Handelsregister in Spanje dient een aantal boeken of registers bij te houden overeenkomstig de toepasselijke wetsbepalingen.

We zullen in dit artikel dieper ingaan op onder andere het Spaanse Register van aandeelhouders en het notulenboek.

De wet 14/2013 inzake steun aan ondernemers en de internationalisatie, bepaalde de wijze waarop de verplichte boeken door de handelsvennootschappen gelegaliseerd kunnen worden. Artikel 18 van voormelde wet bepaalt:

– Alle boeken die ondernemers verplicht zijn bij te houden overeenkomstig de toepasselijke wetsbepalingen, met inbegrip van het notulenboek van de vergaderingen en overige instellingen, of het register van de aandeelhouders en nominale aandelen, zullen op telematische wijze worden gelegaliseerd bij het Handelsregister nadat deze werden ingevuld op elektronische wijze en binnen de periode van vier maanden na de datum van de afsluiting van het boekjaar.

Telematische legalisatie van het Spaanse boeken van aandeelhouders en notulenboek.

De Bewaarder van het handelsregister zal de vormelijke vereisten nagaan inzake de indiening van de boeken, die dus noodzakelijkerwijs in elektronisch format moeten worden ingediend en de legalisatie ervan op telematische wijze.

Het is nuttig na te gaan welke procedure iedere Bewaarder van het Handelsregister volgt voor de telematische legalisatie van de boeken alsook welke criteria het Handelsregister volgt indien er boeken op papier gelegaliseerd moeten worden en die nog niet volledig zijn.

De telematische legalisatie van de boeken zal uitgevoerd worden via een software van het handelsregister (https://www.registradores.org/registroVirtual/descargas.do) waar ook de handleiding terug te vinden is. Om toegang te hebben tot deze dienst is het nodig ingeschreven te zijn en te beschikken over een digitale handtekening.

Maar er bestaat geen twijfel over: de telematische indiening bespaart je tijd en ruimte.

Arcos & Lamers Asociados stelt de vennootschappen en zaakvoerders de nodige middelen ter beschikking om dit soort boeken up te daten. Neem contact op met onze accountants in Marbella, Málaga, Spanje voor al uw vragen!